Tämä on Syrjimättä-hankkeen (ESR+) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä
Silta-Valmennusyhdistys ry
Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere
Y-tunnus: 1618557-2
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sami Wirkkula
sami.wirkkula@siltavalmennus.fi
p. 050 523 7315
Rekisterin nimi
Syrjimättä-hankkeen (ESR+) henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat
- rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Laki alueiden kehittämisen ja Euroopan Unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta, 757/2021, rahoituslaki), kun henkilötietoja käsitellään ESR+-hankkeen raportointia, seurantaa ja tarkastuksia varten
- rekisteröidyn suostumus, kun henkilötietoja kerätään esimerkiksi yhteydenottolomakkeen, koulutusilmoittautumisen tai verkostoon liittymisen yhteydessä.
Henkilötietoja käsitellään vain niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.
Silta-Valmennusyhdistys toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään hankkeen tapahtumiin osallistuvien henkilöiden ilmoittautumistietoja ja yhteydenottopyyntöjä.
Silta-Valmennusyhdistys toimii EURA 2021 -tietojärjestelmässä käsittelemiensä tietojen osalta henkilötietojen käsittelijänä työ- ja elinkeinoministeriön lukuun.
Henkilötietoja käsitellään, jotta työ- ja elinkeinoministeriö ja ESR+-hankkeen tarkastajat pystyvät seuraamaan, arvioimaan ja tarkastamaan hankkeen tavoitteiden toteutumista sekä varainhoitoa. Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin hankkeen seurantaan ja tarkastamiseen. Henkilötietoja käsitellään lisäksi sen takia, että voidaan varmistaa, että hankkeen toimenpiteet kohdistuvat niihin ihmisiin, joihin ohjelman rahoitus on tarkoitettu käytettävän.
Osallistuneiden henkilöiden seurantatiedot tallennetaan ja käsitellään EURA 2021 -järjestelmässä, jonka omistaja on työ- ja elinkeinoministeriö. Osallistuneet henkilöt voivat itse syöttää tietonsa järjestelmään mobiililaitteella tai tietokoneella. Paperisia aloitus- ja lopetusilmoituksia ei kerätä. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia eli ns. arkaluonteisia tietoja ei kysytä osallistujilta lainkaan.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät hankkeessa mukana olevien organisaatioiden työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää kyseisen rekisterin henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterin tietosisältö
Silta-Valmennusyhdistyksen rekisteriin tallennettavia tietoja ovat toimintaan osallistuvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot. Lisäksi tallennettavien kumppani- ja yhteistyöorganisaatioiden nimi- ja yhteystiedot (yhdistyksen/yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilö, yhteystiedot).
EURA 2021 -järjestelmään kirjataan hankkeeseen osallistuvista henkilöistä (asiakkaista) seuraavat tiedot:
- henkilötunnus
- ikä
- sukupuoli
- suku- ja etunimet
- lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- sähköpostiosoite
- osallistumisen aloitus- ja lopetuspäivämäärät
- korkein koulutustaso
- tieto työmarkkina-asemasta aloitus- ja lopetushetkellä (työtön, pitkäaikaistyötön vai työssä, työllistyykö hän yrittäjänä tai ammatinharjoittajana, onko hän koulutuksessa, onko hän ryhtynyt työnhakuun vai onko hän työelämän ulkopuolella)
- tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä.
Hankkeisiin osallistuvista organisaatioista kerättävät tiedot:
- Y-tunnus
- organisaation nimi ja kokoluokka
- yhteyshenkilö ja sähköpostiosoite
EURA 2021 on Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan rahastojen ja rahastojen osarahoittamien hankkeiden hallinnointiin tarkoitettu digitaalinen palvelukokonaisuus ohjelmakaudelle 2021–2027. Hankkeisiin osallistujat kirjaavat itse alla olevat tiedot EURA-järjestelmään. Mikäli henkilö ei itse tätä voi tehdä, avustaa hankkeen toteuttaja tietojen ylläpidossa. Hanketoimijat ohjeistavat henkilötietojen kirjaamisessa järjestelmään.
Yllä mainittujen tietojen lisäksi Silta-Valmennusyhdistys voi kerätä osallistujista anonyymisti muita tietoja tilastoimistarkoituksessa.
Henkilötietojen säilytysaika
Hankkeen toimintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on hankkeen toteuttamisen, raportoinnin ja rahoittajan edellyttämien tarkastusten kannalta tarpeellista.
ESR+-hankkeen osallistujatietoja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään viisi vuotta hankkeen päättymisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien.
Yhteydenottopyyntöihin ja verkostotoimintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään siihen asti, kunnes niiden käsittelylle ei ole enää perusteltua tarvetta tai henkilö pyytää tietojensa poistamista, mikäli poistamiselle ei ole lakisääteistä estettä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hankkeen toimintaan osallistuvilta sekä hankkeeseen liittyvistä asiakirjoista sekä julkisista lähteistä (esim. verkkosivut).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan Syrjimättä-hankkeessa työskentelevät Silta-Valmennusyhdistyksessä niiltä osin kuin se on hankkeen toteuttamiseksi välttämätöntä.
Hankkeen rahoittajalle toimitetaan raportoinnin kannalta välttämättömät tiedot raportointijaksojen yhteydessä.
Kaikkiin muihin tietojen luovutuksiin pyydetään erikseen henkilön suostumusta. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Evästeiden käyttö
Sivusto käyttää vain teknisesti välttämättömiä evästeitä, jotka mahdollistavat verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan.
Välttämättömät evästeet eivät kerää henkilötietoja markkinointitarkoituksiin eivätkä edellytä käyttäjän suostumusta.
Sivustolla ei tällä hetkellä käytetä analytiikka-, markkinointi- tai profilointievästeitä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti ja fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Kaikki henkilötiedot ovat tallennettuina ympäristöön, jossa fyysinen ja tietotekninen suojaus estää ulkopuolisen käytön. Jokaisella järjestelmän käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jolla pääsee käsiksi rajattuun tietoon. Käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirrettävyys).
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytänteistämme, otathan yhteyttä:
Sami Wirkkula
sami.wirkkula@siltavalmennus.fi
p. 050 523 7315